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 Actualités du SDEY

Des démarches ISO pour être toujours plus à l’écoute des communes

En s’engageant dans les démarches ISO, le SDEY a choisi de s’organiser pour être encore plus à l’écoute des communes, être plus efficace et réduire son impact environnemental.

Qu’est-ce qu’une démarche ISO ?

Les normes ISO proposent des démarches de progrès s’appuyant notamment sur « l’orientation client » et « l’amélioration continue ». Régulièrement, un organisme de certification vient vérifier que le système de management mis en place est cohérent et efficace. C’est lui qui délivre la précieuse certification. Les plus connues sont les normes ISO 9001 (qualité) et ISO 14001 (environnement). Actuellement en France 30 000 entreprises et administrations sont certifiées ISO 9001 et 8.000, ISO 14001.

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Pourquoi des projets ISO au SDEY ?

En 2017, face au rapide développement de l’activité du SDEY et afin de mieux répondre aux attentes des maires, le président Jean-Noël Loury a souhaité construire un Système de Management de la Qualité certifié ISO 9001. Le projet qui a mobilisé tous les collaborateurs du SDEY a permis de :

  • mettre en place des dispositifs d’écoute des communes (réunions de Clé, enquêtes de satisfaction…),
  • mieux structurer le fonctionnement des services (définition de processus de travail…),
  • mieux appréhender la performance (au travers d’une centaine d’indicateurs),
  • mettre en place une culture de l’amélioration continue (émission de plusieurs centaines de fiches de progrès, évaluation des fournisseurs…).

En 2018, le SDEY s’est engagé dans une démarche environnementale cohérente en intégrant le référentiel ISO 14001. La démarche a permis de :

  • maîtriser l’impact environnemental de la collectivité (déplacements, fournitures…),
  • contrôler l’impact environnemental des entreprises en marché (gestion des déchets de chantier, bruit, dégradation…),
  • construire un système de gestion de crise, ce qui fut un vrai atout pour réagir aux difficultés sanitaires récentes.

En 2020, le président Jean-Noël Loury a fait le choix de valoriser les manifestations organisées par le SDEY en tant qu’événements durables (Assises de l’énergie, Salon de l’innovation et de l’éclairage public…). C’est pourquoi le SDEY s’est engagé dans la démarche ISO 20121.

Comment le SDEY est-il certifié ?

Le SDEY a choisi de confier à Bureau Veritas Certification le soin d’évaluer sa conformité aux exigences des normes ISO mises en place. À l’issue d’un audit poussé, celui-ci remet une certification valable trois ans. Chaque année, l’auditeur revient cependant afin de faire des remarques sur les points de conformité et les points de progrès par rapport aux exigences des normes.

Comment les communes de l’Yonne sont-elles concernées par les démarches ISO du SDEY ?

Dans le langage de la norme qualité ISO 9001, les communes de l’Yonne sont considérées comme les « clients » du SDEY. La satisfaction de leurs attentes est un impératif pour la collectivité. C’est pourquoi le SDEY a mis en place :

  • une « déclaration de mission et de valeur » qui met les communes au cœur de son activité
  • des dispositifs d’écoute et de remontée des besoins des communes : réunions de CLé, salon de l’innovation et de l’éclairage public, chargés d’affaires répartis par territoires…
  • des actions de communication visant à informer de façon transparente les maires sur les objectifs et activités du SDEY (newsletter, rapport d’activité, règlement financier, Assises de l’énergie…)
  • des enquêtes de satisfaction. Tous les ans les communes sont interrogées au printemps sur la capacité du SDEY à répondre à leurs besoins. A l’issue de chaque chantier, un questionnaire de satisfaction est aussi rempli avec les élus et le chargé d’affaire. Les résultats des enquêtes et les réclamations sont l’occasion d’ouvrir des « fiches de progrès » destinées à régler les éventuels dysfonctionnements.

En s’engageant dans la démarche environnementale ISO 14001, le SDEY a revu sa façon de travailler afin de diminuer son impact environnemental. C’est la raison pour laquelle :

  • le SDEY propose systématiquement de se rendre en covoiturant aux événements qu’il organise. Les démarches sont simplifiées et sécurisées par la plateforme www.togetzer.com/sdey
  • le SDEY a pris le parti de limiter sa consommation de papier et de dématérialiser ses échanges avec les communes. Tous les courriers (convocations aux réunions, compte-rendu…) sont adressés par mail et en ligne sur www.sdey.fr . Les invitations aux événements
    sont envoyées par mail. Le lien de réponse est inclus dans l’invitation numérique.
  • Prochainement, un logiciel dédié permettra de suivre facilement l’avancée des commandes et d’adresser directement des requêtes aux chargés d’affaires.

Quels sont les résultats actuels des démarches ISO au sein du SDEY ?

Année après année, en s’appuyant sur les démarches ISO, le SDEY a incontestablement progressé en matière d’écoute des besoins des communes, d’efficacité, de transparence, et de respect de l’environnement. Comme l’ont souligné les audits de Bureau Veritas Certification :

  • Les tableaux de bord sont régulièrement mis à jour et représentent désormais les principaux outils de management et de pilotage de la direction,
  • Les processus de travail se sont encore améliorés avec la polyvalence affirmée des chargés d’affaires intervenant dans les Clé,
  • Pendant la crise sanitaire, le plan de continuité de service a été mis en œuvre de façon efficace.
  • La feuille de route « Énergie Yonne 2026 », permet aux élus de donner à la collectivité des objectifs clairs et mesurables (voir le premier numéro de la
    Newsletter « Connectés »)
  • Les différents dispositifs d’écoute et les enquêtes de satisfaction client confirment le succès de ces démarches structurantes.

Dates clés des démarches ISO au SDEY

• Septembre 2018 : certification ISO
9001 (Management de la Qualité).

• Septembre 2019 : certification ISO
14001 (Management de l’Environnement)
et audit de suivi ISO 9001.

• Septembre 2020, audits de suivi ISO
9001 et ISO 14001.

• Septembre 2021 : audit de renouvellement
pour l’ISO 9001,  audit de suivi pour l’ISO 14001 et un audit de certification pour l’ISO 20121 ( Management des événements durables).

• Octobre 2021 : nouvel audit

Pour découvrir les certifications ISO obtenues par le SDEY :
www.sdey.fr/certifications-iso-9001-et-iso-14001-pour-le-sdey

Interview croisée de Laurent MALLET, Directeur Certification France de Bureau Veritas Certification et Eric GENTIS, Directeur Général du SDEY

Pourquoi le SDEY s’est-il engagé dans des démarches ISO ?

Éric Gentis : Peu après la création du SDEY, le Président a souhaité mieux structurer nos services, leur donner des objectifs mesurables et surtout permettre à nos élus de suivre en toute transparence notre fonctionnement au travers de tableaux de bord accessibles et renseignés. Les 47 membres du comité départemental du SDEY se sont appropriés le projet. Certains comme Guillaume Dumay, notre Vice-Président aux finances ont participé aux audits permettant de juger de la réussite de notre système de management. Les démarches ISO nous aident aussi à vérifier régulièrement que nous sommes en adéquation avec les attentes des maires et que nous maîtrisons correctement nos fournisseurs.

Laurent Mallet : Le SDEY est au coeur de la transition énergétique. Ses clients changent, les nouvelles réglementations se mettent en oeuvre : autant d’évolutions qui impactent son organisation. Les systèmes de management sont faits pour s’améliorer en permanence et garder le cap par rapport à sa stratégie. C’est tout à fait le rôle de l’auditeur de confronter l’organisme par rapport à son contexte, si changeant. La certification est la garantie d’une
bonne appropriation des enjeux qualité et environnementaux et une assurance pour les clients et parties prenantes d’un partenaire fiable et pérenne.

laurent mallet iso
eric gentis iso

Le SDEY a décidé récemment de faire certifier les événements qu’il organise selon la norme ISO 20121, en quoi cela consiste-t-il ?

Éric Gentis : Après avoir renforcé et valorisé nos engagements environnementaux en s’appuyant sur la norme ISO 14001, les élus ont décidé de débuter de façon complémentaire une démarche consacrée aux « événements responsables » afin de mieux structurer les nombreuses manifestations que nous organisons (Assises de l’énergie, Salon de l’innovation et de l’éclairage public, réunion de CLé…). La conjugaison des trois démarches ISO va nous permettre de mettre en place un « Système de Management Intégré » destiné à piloter notre fonctionnement dans toute ses dimensions : qualité des prestations et du management, maîtrise de l’impact environnemental et responsabilité sociétale.

Laurent Mallet : La norme ISO 20121 est encore récente. Elle est en plein développement. Son objectif est de fixer un cadre pour qu’un évènement se tienne dans le respect des principes du développement durable. Elle prévoit donc un volet social et un environnemental. Par exemple, lors d’une manifestation, il est important de limiter les déchets et de favoriser l’emploi local. Nous sommes collectivement de plus en plus sensibles à ces actions. La certification ISO 20121 du SDEY démontre cette prise de conscience et son engagement concret à limiter l’impact environnemental d’un évènement.

La conjugaison des trois démarches ISO va nous permettre de mettre en place un “Système de Management Intégré”